Kündigungsschreiben Tipps: Vorlage & Muster für Arbeitnehmer

Ob wegen Umzuges, Karriereaufstieg oder einfach weil Sie unzufrieden sind – es ist normal, dass Sie auf Ihrem Berufsweg Ihre Stelle auch einmal kündigen müssen. Aber wie genau sieht das Kündigungsschreiben aus und welche Aspekte müssen unbedingt genannt werden, damit es rechtskräftig ist? Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen weiter.

Im Folgenden bieten wir Ihnen einen Überblick über die Formalitäten des Kündigungsschreibens, um Aufbau und Tonfall und geben Tipps, welche zusätzlichen Punkte Sie hinzufügen können. Auch bei der Berechnung Ihrer Kündigungsfristen helfen wir Ihnen weiter.

Zu Beginn zeigen wir Ihnen ein Kündigungsschreiben für Arbeitnehmer als Vorlage, die Sie kostenlos nutzen können:

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Professionelles Kündigungsschreiben – Vorlage / Muster

Wenn Sie nun auch so ein Muster für Ihr Kündigungsschreiben nutzen wollen, dann müssen Sie erst einmal ein paar grundlegende Regeln beachten.

1. Die 5 wichtigsten Regeln für ein einfaches Kündigungsschreiben

Im Gegensatz zum Anschreiben sollte ein Arbeitsvertrag-Kündigungsschreiben eher knapp gehalten werden. Die Kündigungsabsicht sollte präzise und klar aufgeführt werden. Wichtig ist, dass Sie sich an die formalen Vorgaben und die Fristen in Ihrem Arbeitsvertrag halten.

Regeln für das Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer:

• Kündigungsform: Laut § 623 des BGB muss ein Kündigungsbrief in schriftlicher Form vorgelegt werden, um wirksam zu sein. Kündigen Sie nur mündlich oder über E-Mail oder SMS, zählt das rechtlich nicht.
• Präzision: Nennen Sie Ihre Kündigung direkt und vermeiden Sie lange Ausführungen oder missverständliche Konjunktive. Sie können das Anschreiben zur Kündigung sofort mit „Hiermit kündige ich..” beginnen und damit Ihre Absicht eindeutig aufführen.
• Endzeitpunkt: Sie sollten im Kündigungsschreiben von einem Arbeitsvertrag unbedingt den Zeitpunkt benennen, an dem das Arbeitsverhältnis aufgelöst wird. Am besten finden Sie das Datum vorher heraus, aber Sie können auch „zum nächstmöglichen Zeitpunkt” kündigen.
• Unterschrift: Die Kündigung ist ohne handschriftlich gesetzte Unterschrift nicht gültig, also darf sie auf keinen Fall vergessen werden.
• Eingang: Behalten Sie im Hinterkopf, dass Kündigungen erst vom Zeitpunkt des Eingangs bei dem Adressaten rechtens sind. Geben Sie das Kündigungsschreiben für Ihre Arbeit also direkt beim Personaler ab, dann gist es sofort gültig. Verschicken Sie das Schreiben per Post, dann ist es gültig, sobald es im Briefkasten oder der Poststelle des Betriebes angekommen ist.

Wollen Sie Ihre Kündigungsschreiben-Vorlage in Word ansprechend formatieren, dann sollten Sie zusätzlich noch zwei formelle Tipps beachten: Nutzen Sie eine professionelle Schriftart wie Times New Roman, Arial oder Calibri und wählen Sie eine entweder 11 oder 12 pt Schriftgröße. 

Wenn Sie jetzt die Rahmenbedingungen geschaffen haben, dann können Sie unsere Vorlage für Ihr Kündigungsschreiben nach diesem Aufbau anfertigen:

2. Aufbau für das Kündigungsschreiben eines Arbeitsvertrages

Neben den oben genannten Regeln gibt es mit der Kündigungsabsicht keine festgeschriebenen Vorgaben zum Inhalt eines Kündigungsschreibens, ob für die Ausbildung oder für einen langjährigen Job. Trotzdem ist der Aufbau oft sehr ähnlich und es ist empfehlenswert dieser Form zu folgen:

Wie schreibe ich eine Kündigung?

• Briefkopf: Absender, Adressat, aktuelles Datum und Betreffzeile
• Kündigungserklärung
• Optionale Abschnitte, wie zum Beispiel Kündigungsgrund, Bitte um Vergütung von Überstunden, Erwähnung von Resturlaub, Bitte um Empfangsbestätigung
• Bitte um Arbeitszeugnis
• Grußformel mit Danksagung und Unterschrift

Halten Sie sich kurz und erwähnen Sie nur das Wichtigste. Ein Kündigungsbrief darf ruhig in trockener Sprache geschrieben werden. Nutzen Sie Ihre kreative Seite eher beim Bewerbungsschreiben für Ihre nächste Arbeitsstelle.

Im Folgenden werden für Sie noch einmal alle Abschnitte genauer ausgeführt:

1. Briefkopf

Einer der Vorschriften, die einem Kündigungsschreiben für Arbeitnehmer folgen müssen, damit es rechtskräftig ist, ist Ihre aktuelle Adresse. Dies ist auch praktisch, weil Sie Ihrem Arbeitgeber eine Adresse für möglichen letzten Dokumentenaustausch oder das Senden des Arbeitszeugnisses zur Verfügung stellen. Setzen Sie Ihre Adresse also ganz an den Anfang Ihres Kündigungsschreibens.

Darauf folgt die Adresse des Empfängers. Führen Sie hier den vollständigen Namen des Betriebs, die Straße inklusive Hausnummer und die Stadt mit Postleitzahl auf. Wie bei der Bewerbung ist es empfehlenswert, den Ansprechpartner direkt zu adressieren.

Rechtsbündig unter der Empfängeradresse führen Sie das Datum der Ausstellung des Kündigungsschreibens auf. Denken Sie dabei daran, dass für die Kündigung nicht Ihr Datum auf dem Schreiben gilt, sondern der Zeitpunkt, wenn der Empfänger das Schreiben erhalten hat. 

Als letztes fehlt für den Briefkopf noch die Betreffzeile, die ein offizielles Dokument innehaben muss. Machen Sie Ihre Kündigungsabsicht deutlich, indem Sie „Kündigung” hier schon aufführen. Sie können zusätzlich zu der üblichen „Kündigung des Arbeitsvertrages” Ihre Personalnummer angeben. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile eine Schriftgröße größer ist als der restliche Text und drucken Sie sie fett.

Das Ganze sieht im Kündigungsschreiben-Muster dann so aus:

Kündigungsschreiben-Vorlage als Arbeitnehmer: Der Briefkopf

Nach dem Briefkopf kommt der wichtigste Teil Ihres Kündigungsschreibens für einen Job: die Erklärung der Kündigungsabsicht.

2. Kündigungsabsicht

Das Herzstück Ihres einfachen Kündigungsschreibens ist die Kündigungserklärung. Sie muss klar und unmissverständlich herausgestellt werden, sie sollte daher schon im Einleitungssatz klar formuliert sein. Auch hier sollten Sie sich so kurz wie möglich halten, aber denken Sie daran, dass es unabdingbar ist, die Frist, zu der die Kündigung gültig ist, aufzuführen.

Kündigungsschreiben: Muster für die Erklärung der Kündigungsabsicht

Selbst bei einem Kündigungsschreiben in der Probezeit ist diese Vorlage gültig – eine Kündigungsabsicht muss immer erklärt werden. Es verringert sich nur die Kündigungsfrist im Gegensatz zu einem unbefristeten Arbeitsvertrag.

3. Optionale Abschnitte

Noch einmal dem Arbeitgeber die Meinung sagen, bevor man die Arbeitsstelle verlässt? Dafür ist auch in der Kündigung kein Platz. Generell müssen Sie in einer ordentlichen Kündigung keinen Grund angeben. Sollten Sie außerordentlich kündigen, zum Beispiel wegen Mobbing, dann sollte das allerdings im Kündigungsbrief erwähnt werden.

Sollten Sie sich entscheiden, in einer ordentlichen Kündigung einen Grund aufzuführen, dann halten Sie sich auch hier kurz. Beispiele für Kündigungsgründe können zum Beispiel gesundheitlich oder persönlich sein oder mit fehlenden Karriereperspektiven zusammenhängen.

Auch wenn es nicht unbedingt nötig ist, ist es doch empfehlenswert, in diesem Teil des Kündigungsschreibens um eine Empfangsbestätigung zu bitten. Rechtlich ist es dann später einfacher zu beweisen, dass Ihre Kündigung fristgerecht eingegangen ist. Zusätzlich können Sie die Auszahlung Ihres Resturlaubs beantragen.

Brauchen Sie ein Beispiel, dann können Sie sich diese Kündigungsschreiben-Vorlage ansehen:

Optionale Abschnitte im Kündigungsschreiben mit Resturlaub: Vorlage

Auch ein Kündigungsschreiben mit Resturlaub und Überstunden folgt diesem Muster. Machen Sie Ihren Anspruch auf Vergütung Ihrer Überstunden im Kündigungsbrief gültig mit zum Beispiel dieser Formulierung: „Mit diesem Schreiben mache ich die Vergütung meiner geleisteten Überstunden geltend.” Hängen Sie wenn nötig Nachweise an.

Wichtig ist, dass Sie auch im Bereich der optionalen Abschnitte sachlich und freundlich bleiben. Sollten Sie hier Ihren Frust an Ihrem Arbeitgeber auslassen, könnte sich das später negativ auf das Arbeitszeugnis auswirken.

4. Bitte um Arbeitszeugnis

Es ist nicht Pflicht, in dem Kündigungsschreiben um ein Arbeitszeugnis zu bitten, allerdings sollten Sie von Ihrem gesetzlichen Anspruch Gebrauch machen, denn ein Arbeitszeugnis wird auch in der Bewerbung für eine neue Stelle benötigt. Die Ausstellung kann außerdem einige Wochen dauern, deshalb ist es geraten, sofort im Kündigungsschreiben danach zu fragen, damit es für den Bewerbungsprozess zur Verfügung steht.

Für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist es egal, wie lange Sie in dieser Stelle gearbeitet haben. Auch in einem Kündigungsschreiben in der Probezeit haben Sie das Recht ein Arbeitszeugnis einzufordern.

Sie können ein Arbeitszeugnis mit zum Beispiel folgenden Formulierungen beantragen:

• „Ich bitte Sie, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen und an die oben genannte Adresse zu schicken.”
• „Außerdem bitte ich darum, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.”
• „Bitte stellen Sie mir ein berufsförderndes, qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.”

Jetzt fehlt in Ihrem Kündigungsschreiben für einen Arbeitsvertrag nach der Vorlage nur noch der Schluss:

5. Grußformel und Unterschrift

Obwohl die Grußformel zum Abschluss Ihres Kündigungsbriefes natürlich unumgänglich ist, können Sie auch hier noch eine kurze Danksagung einfügen, wenn Sie dies möchten. Wenn nicht, dann ist der für formelle Briefe übliche Gruß „Mit freundlichen Grüßen” mehr als genug.

Damit das Anschreiben zur Kündigung gültig ist, muss dieses unterschrieben werden. Dabei reicht es nicht, eine digitale Kopie Ihrer Unterschrift unter Ihr Schreiben zu setzen: Sie müssen handschriftlich unterschreiben, damit der Brief rechtskräftig wird.

Hier eine Kündigungsschreiben-Vorlage für sowohl einen kurzen Schluss als auch einen mehr ausführlichen:

Langes Kündigungsschreiben für Arbeitnehmer: Muster für den Schluss

Schluss im kurzen Kündigungsschreiben: Beispiel

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3. Achten Sie auf die Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfristen für das Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer

Die Berechnung der Kündigungsfrist ist nicht nur für die Vollständigkeit des Kündigungsschreibens wichtig, sondern auch für Ihre Planungssicherheit. Sollten Sie zum Beispiel eine neue Arbeitsstelle gefunden haben, dann sollten Sie Ihren Starttermin wissen und dem neuen Arbeitgeber mitteilen. Auch um herauszufinden, ob Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht, ist die Frist wichtig.

Gesetzlich geregelt ist die Kündigungsfrist nach § 622 im BGB auf 4 Wochen festgelegt, wenn der Arbeitnehmer zum Fünfzehnten oder zum Ende des Kalendermonats ordentlich kündigt. Denken Sie daran, dass dabei nicht das Datum auf Ihrem Kündigungsschreiben gilt, sondern das Datum des Eingangs. Die gesetzliche Kündigungsfrist gilt auch, wenn Sie ein Kündigungsschreiben für einen Minijob einreichen wollen.

Für Arbeitgeber ist die Kündigungsfrist gesetzlich länger gesetzt und variiert je länger Sie dort beschäftigt waren:

Im Arbeitsvertrag kann natürlich eine längere Kündigungsfrist stehen, als die vom Gesetz festgelegte, dann ist diese gültig. Für Arbeitnehmer ist diese allerdings nie länger als für den Arbeitgeber und nicht länger als 7 Monate. Sollten Sie Ihren Vertrag früher verlassen wollen, dann hilft ein Aufhebungsvertrag.

Wenn Ihr Unternehmen sich in einer Gewerkschaft organisiert hat, dann gelten die Kündigungsfristen je nach Tarifvertrag und sind jeweils für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bindend.

Wollen Sie Ihr Kündigungsschreiben in der Probezeit abgeben, dann sollten Sie beachten, dass auch in der Probezeit nicht ohne Gründe fristlos gekündigt werden kann. Allerdings ist die Kündigungsfrist auch für eine ordentliche Kündigung sehr kurz: Bei einer Probezeit von 6 Monaten ist die Frist auf 2 Wochen festgelegt.

Bei einem befristeten Vertrag ohne Kündigungklausel gibt es keine Kündigungsfrist, da der Vertrag von Beginn an zeitlich begrenzt ist. Ordentlich kündigen können Sie hier also nicht. Als Arbeitnehmer haben Sie aber die Möglichkeit die Stelle vorzeitig zu verlassen durch eine fristlose Kündigung.

4. Gründe für eine fristlose Kündigung

Wollen Sie die zum Teil lange Kündigungsfrist umgehen und Ihr Arbeitsverhältnis mit sofortiger Wirkung beenden, dann können Sie außerordentlich kündigen. Eine fristlose Kündigung sollte allerdings eine Ausnahme darstellen, denn die Kündigungsfrist ist eine Absicherung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Außerordentliche Kündigungen sind deshalb nur in besonderen Fällen rechtskräftig.

Ein Arbeitgeber kann aus folgenden Gründen fristlos kündigen:

• Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber öffentlich beleidigt.
• Der Arbeitnehmer hat oft Krankheiten vorgetäuscht oder ist nicht zur Arbeit erschienen.
• Der Arbeitnehmer ist unter Verdacht, eine Straftat begangen zu haben oder mobbt oder belästigt Kollegen.
• Der Arbeitnehmer hat ohne Erlaubnis für einen direkten Konkurrenten gearbeitet.

Aber auch als Arbeitnehmer können Sie außerordentlich kündigen. Dabei müssen Sie klar machen, dass man Ihnen nicht weiter zumuten kann, an der aktuellen Stelle zu arbeiten. Sollte dies der Grund für Ihre Kündigung sein, dann muss dies in der Kündigungsschreiben-Vorlage angegeben werden. Achten Sie trotzdem auf die Fristen. Nach § 626 des BGB müssen Sie innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes den Kündigungsbrief einreichen.

Gründe könnten folgende sein:

• Der Arbeitgeber hält Schutzvorschriften zur Arbeit nicht ein und gefährdet Ihre Gesundheit.
• Trotz mehrfacher Mahnungen wird Ihnen das im Vertrag festgeschriebene Gehalt nicht ausgezahlt.
• Sie werden am Arbeitsplatz belästigt, gemobbt oder bedroht.
• Der Arbeitgeber fordert Sie dazu auf, Straftaten zu begehen, zum Beispiel Bestechung oder Betrug.

Die wichtigsten Fragen zum Thema Kündigungsschreiben

Zum Abschluss hier noch einige Antworten auf Fragen, die oft zum Thema Kündigungsschreiben offen sind.

Was bedeutet 4 Wochen bis Monatsende in der Kündigungsfrist?

Ihre Kündigung muss genau 28 Tage vor dem letzten Tag des Monats eingereicht werden, um zum Ende des Monats rechtskräftig zu werden. Das bedeutet, wenn Sie am 31. Januar aufhören wollen, dann müssen Sie bis zum 03. Januar Ihr Kündigungsschreiben eingereicht haben.

Zu welchem Datum muss gekündigt werden?

Wie im Kündigungsschreiben-Muster sollte die Kündigung zum Ende des Monats ausgesprochen werden, also zum Beispiel zum 31. März. Die Kündigungsfrist läuft von dem Moment an, an dem die Kündigung beim Arbeitgeber eingegangen ist.

Kann auch früher gekündigt werden?

Sie können auch schon mehrere Wochen oder Monate vor dem Ende der Kündigungsfrist Ihre Kündigung einreichen, wenn Sie zum Beispiel schon eine neue Stelle gefunden haben. So können Sie dem Arbeitgeber Zeit geben, einen Ersatz für Sie zu finden und diesen möglicherweise auch noch selbst in Ihren Job einführen, bevor Sie wechseln. Wichtig ist trotzdem auszuführen, zu welchem Datum die Kündigung wirksam ist.

Kann eine schriftliche Kündigung zurückgenommen werden?

Nein, eine schriftlich eingereichte Kündigung kann nicht wieder zurückgenommen werden. Sie können natürlich zu einem Verstehen mit dem Arbeitgeber kommen und die Kündigung als unwirksam ansehen lassen, ansonsten ist sie rechtskräftig. Rechtlich ist nicht geklärt, ob eine mündliche Kündigung auch gültig ist. Hier kann eine versehentlich geäußerte Kündigung wieder zurückgenommen werden.

Soll ein Kündigungsschreiben per Post oder persönlich eingereicht werden?

Ihre Kündigung ist zugestellt, wenn Sie bei Ihrem Arbeitgeber eingegangen ist, das geht am schnellsten, wenn Sie diese persönlich einreichen. Lassen Sie sich den Eingang des Briefes quittieren. Auch wenn Sie den Kündigungsbrief per Post schicken, sollte dies über die Einschreibung geschehen. Denken Sie daran, um eine Empfangsbestätigung zu bitten.

Kann man nach einer Eigenkündigung Arbeitslosengeld beziehen?

Ja, Sie können nach einer Eigenkündigung beim Jobcenter Arbeitslosengeld I beantragen. Beachten Sie dabei, dass eine dreimonatige Sperre auf Sie erlegt wird, wenn Sie keine außerordentlichen Gründe wie Mobbing oder Gesundheitsgefährdung an Ihrem letzten Arbeitsplatz beweisen können. Auch private Angelegenheiten wie Umzug für eine neue Stelle des Partners oder zum Pflegen eines Angehörigen können als Grund anerkannt, müssen aber gut bewiesen werden.

Kann in der Probezeit wegen krankheitsbedingten Ausfalls fristlos gekündigt werden?

Egal, ob Sie in einer Festanstellung sind oder nur in der Probezeit, es gilt: Krankheit schützt nicht vor der Kündigung. Allerdings können Sie nicht fristlos gekündigt werden, wenn Sie in der Probezeit krank sind. Ausnahme ist hier, dass der Arbeitgeber die Krankheit nur vortäuscht oder eine Weiterbeschäftigung wegen dauernder Krankheit für den Arbeitgeber wirtschaftlich nicht tragbar ist. Eine ordentliche Kündigung ist natürlich trotzdem möglich unter Betrachtung der gesetzlichen Kündigungsfrist von zwei Wochen in der Probezeit. 

Kann diese Kündigungsschreiben-Vorlage für eine Stelle, die noch nicht angetreten wurde, benutzt werden?

Von einer Kündigung vor Arbeitsantritt ist generell abzuraten, um es sich mit dem Unternehmen nicht zu verscherzen. Wollen Sie allerdings anstatt eine andere Stelle antreten, dann haben Sie entweder die Möglichkeit mit dem Arbeitgeber zu einem Einverständnis zu kommen oder die gesetzliche Kündigungsfrist von zwei Wochen in der Probezeit zu nutzen.

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Wir hoffen, dass wir alle Ihre Fragen zum Thema Kündigungsschreiben beantworten konnten. Sollte dies nicht der Fall sein, dann freuen wir uns über weitere Fragen in den Kommentaren.

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